Réorganisation interne, création d’une nouvelle offre de service, externalisation d’un département, transformation digitale, déploiement d’un nouveau logiciel… il existe de nombreuses raisons qui poussent une entreprise à évoluer, autrement dit : à changer.
Qu’est-ce que la conduite du changement en entreprise ?
La conduite du changement découle de la volonté des sociétés à évoluer. Elle consiste à mettre en place un certain nombre d’actions visant à accompagner les transformations de l’entreprise de manière optimale, en repensant par exemple l’organisation, les process, les outils métiers – le tout sans négliger les collaborateurs.
En effet, certains collaborateurs peuvent avoir des appréhensions, des réticences et des doutes face à l’arrivée d’une nouvelle méthode de travail qu’ils ne connaissent et / ou ne comprennent pas, et à laquelle ils n’adhèrent pas forcément.
Le déploiement d’un nouveau logiciel représente un changement important au sein de votre société, pouvant avoir un impact direct sur son organisation et le rôle de vos collaborateurs. Ainsi, la bonne mise en place et l’adoption d’un nouvel outil numérique par vos collaborateurs dépendent principalement de la façon dont sont gérées la communication et la préparation autour de ce changement.
Selon une étude de McKinsey, 70% des transformations qui échouent résultent d’une réticence et d’une résistance de l’Homme face au changement… Alors comment bien accompagner et encadrer vos équipes au déploiement d’un nouveau logiciel ?
Les 8 conseils pour bien accompagner et encadrer tous vos services à l’arrivée d’un nouveau logiciel
La conduite du changement s’articule en plusieurs étapes ; de la définition de la stratégie à la formation des équipes en passant par un point crucial : la communication. Il est essentiel d’informer vos collaborateurs et d’être transparent ! Une information claire, accessible et régulière est un atout précieux pour réussir l’intégration d’un nouvel outil auprès de vos équipes.
Afin de vous aider à sensibiliser vos employés à l’arrivée d’un nouveau logiciel, nous avons recensé pour vous 8 conseils utiles à mettre en pratique.
#1 : Choisir le bon moment pour annoncer la mise en place d’un nouveau logiciel
A quel moment peut-on annoncer à ses équipes l’arrivée d’un nouveau logiciel ? Afin de réduire l’appréhension et l’anxiété de vos collaborateurs, nous vous recommandons de leur faire part de votre décision uniquement une fois que vous êtes certain d’entreprendre votre projet de changement et / ou d’intégration de logiciel.
#2 : Trouver la bonne manière d’annoncer le déploiement du nouveau logiciel
L’annonce du déploiement d’un nouveau logiciel est le moment clé pour anticiper et prévenir la résistance au changement : c’est le moment de susciter l’envie et de rassurer vos équipes. Vous changez de logiciel ? Il faut le voir comme une bonne nouvelle !
Bien que le changement de logiciel fasse partie d’une stratégie générale imposée par la Direction pour gagner en productivité et / ou faire face à la concurrence, il est important de ne pas négliger vos collaborateurs en les plaçant au centre de votre démarche.
Vos collaborateurs vous font régulièrement part de problématiques métier ? C’est le moment de leur montrer que vous les avez entendus en leur présentant les avantages d’un tel changement dans leurs tâches : présentez-leur le logiciel comme un nouvel outil qui saura répondre à leurs besoins, qui supprimera certaines tâches redondantes et contreproductives, et qui leur permettra d’être plus efficaces dans leur façon de travailler.
#3 : Impliquer vos collaborateurs
Une fois l’annonce effectuée, il est important de libérer la communication sur le sujet pour que vos équipes puissent s’imprégner du projet et y adhérer.
Pour cela, rien de tel que de les faire participer à la mise en place de ce nouveau logiciel.
En libérant le dialogue autour dudit logiciel, vous invitez vos collaborateurs à se renseigner d’eux-mêmes plus en détail sur les fonctionnalités principales et les options possibles du logiciel. En répondant à toutes leurs interrogations, vous allez non seulement les rassurer et comprendre leurs attentes, mais également pouvoir réaliser la pertinence de certains modules et fonctionnalités complémentaires auxquels vous n’auriez pas pensé initialement.
Libérer la communication est un moyen simple d’impliquer vos équipes. En invitant vos collaborateurs à prendre part au projet, vous garantissez l’arrivée d’un nouveau logiciel plus pertinent car adapté aux besoins réels du terrain.
Par ailleurs, le déploiement du nouveau logiciel ne sera que plus accepté si porté par vos équipes elles-mêmes. Les plus favorables à ce changement pourront être ambassadeurs auprès des plus réticents afin de lever leurs doutes et les accompagner à vos côtés dans l’adaptation !
#4 : Introduire le passage à l’action
Une fois que vos collaborateurs ont été informés de la mise en place d’un nouveau logiciel et que vous avez réussi à susciter chez eux l’envie et l’intérêt, il est également nécessaire de leur transmettre la faculté et les moyens de bien intégrer le futur logiciel.
Afin de bien cadrer le projet, il paraît crucial de définir des échéances claires :
- Quand le changement aura-t-il officiellement lieu ?
- Quelles seront les différentes étapes à suivre avant l’arrivée du logiciel ?
- Où trouver les informations en interne ?
- A qui s’adresser en cas de questions ?
- …
Vous pouvez créer un calendrier global avec l’aide de votre éditeur : même si certaines dates peuvent varier, avoir un planning prévisionnel des actions à mener permettra à vos équipes d’avoir une visibilité sur le déploiement du projet et de se préparer correctement au passage sur le nouveau logiciel – techniquement et mentalement.
#5 : Ne pas négliger une formation personnalisée et adaptée
Dans le cadre d’un logiciel de gestion des transports sanitaires, la Direction a tendance à miser sur une formation intense autour de la commande et de la gestion desdits transports… mais il ne faut pas sous-estimer la formation de tous les services aux autres modules du logiciel !
Selon les spécificités de votre société, il est important de former plus spécifiquement les utilisateurs directement concernés par les modules principaux.
Cependant, il est essentiel de garder en tête que toutes vos équipes sont concernées par l’arrivée du nouveau logiciel. Avec l’aide de votre éditeur, pensez à programmer des sessions de formation sur les modules annexes du logiciel qui concernent d’autres services.
Il faut évidemment former vos régulateurs et ambulanciers au module de régulation mais il est tout aussi important de former vos équipes aux autres modules comme la facturation des transports, la gestion de vos ressources humaines ou encore l’exploitation des données comptables, pour viser une utilisation optimale du logiciel.
Cela nous amène à notre avant-dernier conseil :
#6 : Conserver les bonnes habitudes
Il peut parfois s’écouler quelques semaines entre l’annonce et la mise en place officielle du nouveau logiciel. Dans l’attente du changement à venir, il est possible que certains collaborateurs puissent délaisser certaines de leurs tâches, pensant à tort que les données saisies depuis de longues années ne soient pas reprises dans le nouveau logiciel.
Il est cependant important de maintenir une certaine rigueur dans ces tâches afin de ne pas prendre de retard et faciliter la transition des données vers le nouveau logiciel (fiches patients / clients, factures, relances…). Votre éditeur est bien sûr à vos côtés pour vous accompagner dans le transfert et la ressaisie de toutes ces données, mais cette action ne sera que plus rapide et efficace si les informations sont bien renseignées dans l’ancien logiciel.
#7 : Contrôler l’utilisation du nouveau logiciel et miser sur la formation continue
Une fois la mise en production du logiciel terminée et vos équipes formées, n’hésitez pas à demander régulièrement des retours à vos collaborateurs sur la prise en main du logiciel : cela vous permettra de répondre à leurs questions, d’optimiser les fonctionnalités du logiciel choisi et leur paramétrage, de vous rendre compte de la mauvaise utilisation de certains modules, ou encore de l’obsolescence de certaines méthodes de travail.
N’hésitez pas à utiliser et à transmettre toutes les ressources de formation complémentaires mises à disposition par votre éditeur : notes de services, tutoriels, webinaires, etc. Elles sont créées afin de permettre à vos collaborateurs d’être autonomes et de se former en continu sur le logiciel et son panel de fonctionnalités.
#8 : Evoluer en même temps que votre logiciel
Votre activité et votre société évoluent constamment… tout comme votre logiciel !
Afin de continuer à répondre à vos problématiques métier et à l’évolution de la législation relative à votre secteur d’activité, votre nouveau logiciel se doit d’évoluer. Cela se traduit par le développement de nouvelles fonctionnalités, intégrées aux outils existants ou faisant l’objet de nouveaux modules.
Votre éditeur de logiciel travaille en permanence à l’amélioration de votre outil métier. Dans ce contexte, il vous informe bien évidemment des nouvelles fonctionnalités et options disponibles, le plus souvent par le biais d’emailings, de newsletters ou même de webinaires afin d’échanger en direct avec vous !
Bien communiquer et former = la clé de la réussite pour intégrer un nouveau logiciel !
Avant l’arrivée du nouveau logiciel, pendant le changement et même au-delà de la mise en production : une communication permanente et une formation adaptée sont des atouts essentiels pour assurer la réussite de la transition logicielle.
Grâce à ces huit conseils, vous pouvez pleinement sensibiliser vos collaborateurs et les accompagner tout au long du changement !
Il ne vous reste plus qu’à trouver l‘éditeur proposant une solution de gestion des transports adaptée à votre activité, en fonction de votre appartenance ou non à un réseau national.
Vous souhaitez changer de logiciel ?
Synovo Group accompagne tous les acteurs du secteur des transports sanitaires (sociétés d’ambulances, établissements de santé, ATSU, SAMU, etc.), qu’ils soient indépendants ou adhérents à un réseau ! Nous mettons à disposition des différents utilisateurs des logiciels métiers selon leurs activités : Saphir, Rubis Santé et Rubis Urgences !
Nous vous accompagnons dans les premières étapes de votre conduite de changement de logiciel : analyse de l’existant, réalisation de l’offre, formation… Découvrez comment travailler avec Synovo Group en fonction de votre appartenance ou non à un réseau national en lisant notre article : « Acteurs du transport sanitaire indépendant ou adhérent à un réseau : découvrez comment travailler avec Synovo Group ! »
Découvrez les témoignages de nos clients concernant leur transition logicielle 🔽🔽🔽
Témoignage Jérôme CARO et Cécile GREGOIRE, Ambulances CARO – 2023
« A la suite de nombreux recrutements et d’une augmentation de nos capacités organisationnelles, nous avons pensé que c’était le bon moment pour changer de logiciel métier. Globalement, l’annonce du changement de logiciel est bien passée auprès de nos équipes. La politique de travail, le partage des valeurs et la considération de Synovo Group envers notre profession ont grandement facilité le choix et le processus d’intégration. De plus, notre société était déjà adhérente à un réseau national, ce qui nous a permis d’être pleinement impliqués et écoutés dans le changement de logiciel et d’être aussi bien formés par le réseau que par Synovo Group.
La préparation est primordiale dans ce genre de démarche. De notre côté, la clé de la réussite a été la capacité à prendre du recul pour repenser entièrement le fonctionnement global de l’entreprise : nous sommes passés par une longue phase de restructuration et de classement des données, ce qui nous a permis par la suite d’y avoir un accès plus rapide et d’en faciliter l’intégration dans Saphir !
Témoignage Alexandre Dherbey, SARL Taxis Dherbey – 2023
« Nous sommes passés sur Saphir en 2017, dans un contexte de fusion entre plusieurs sociétés de transports sanitaires. Malgré quelques réfractaires, l’annonce du nouveau logiciel, plus moderne et complet, a été plutôt bien accueillie ! Nous avons opté pour une formation en interne par l’une des sociétés avec lesquelles nous avions fusionnés, et qui utilisait Saphir depuis les débuts du logiciel. Le processus a été plutôt long à cause du contexte de regroupement et de l’opérationnel très orienté régulation. Si c’était à refaire, nous prendrions plus de recul pour accompagner et former nos équipes à l’ensemble des modules pertinents de Saphir : cela nous aurait permis de gagner du temps, notamment sur la partie facturation car nous avions totalement mis de côté ces tâches…
Je conseille aux futurs nouveaux utilisateurs de prendre le temps de former tous leurs services et de ne surtout pas remettre ces formations « à plus tard » : tout en sera plus simple, plus fluide et plus rapide par la suite ! De notre côté, nous continuons d’apprendre et d’évoluer avec le logiciel et ses nouvelles fonctionnalités – surtout grâce aux webinaires qui sont très enrichissants, on en demande plus ! »
Témoignage Jennifer FRISER, Société des Taxis Ambulances Friser – 2023
« Je me souviens comme si c’était hier du jour où nous avons changé de logiciel. A l’époque je gérais seule l’administratif, la gestion du personnel, le standard téléphonique, la régulation et la facturation. Je faisais le planning des équipes sur papier – il y en avait de partout – et je leur envoyais leurs missions par radio cibi. Nous avons donc souhaité changer de logiciel principalement pour me soulager au quotidien et me faire gagner du temps.
Globalement, nos équipes ont plutôt bien accueilli ce changement, même si certaines personnes étaient plus réticentes. Nous avons des collaborateurs qui ont plus de 35 ans de métier et des habitudes bien ancrées. Le plus dur a été de leur faire accepter la technologie. Heureusement, nous avons bien été accompagnés par les équipes de Synovo Group de ce côté. Nous avons eu un formateur exceptionnel.
Aujourd’hui, nous ne reviendrions en arrière pour rien au monde. Les chauffeurs arrivent le matin, récupèrent leurs PDA et démarrent leurs journées. Je ne les ai plus au téléphone de toute la journée ! »
Pour en savoir plus sur Synovo Group ou sur nos logiciels, consultez les pages qui leurs sont dédiées ou contactez-nous !
